Serwis

Moduł Comarch OPT!MA Serwis dedykowany jest dla firm zajmujących się działalnością serwisową. Umożliwia rejestrację zdarzeń dotyczących zleceń serwisowych oraz planowanie pracy serwisantów. Potrzeby firmy w zakresie usług serwisowych zależą zarówno od jej wielkości, jak i specyfiki działania. Tak więc, w zależności od przedsiębiorstwa, w module Serwis można:

prowadzić kartoteki urządzeń serwisowanych (w podziale na rodzaje),
swobodnie opisywać urządzenia serwisowane cechami (atrybutami), w tym również obowiązkowymi (np. wymagane jest podanie numeru seryjnego),
rejestrować wszystkie przyjmowane w firmie zlecenia serwisowe (zrealizowane i „w toku”) i opisywać cechami,
fakturować wykonane czynności oraz użyte części za pomocą jednej usługi,
harmonogramować zadania i rejestrować wykonane czynności (zlecenia są albo od razu przydzielane konkretnemu serwisantowi, albo trafiają do kolejki zgłoszeń oczekujących skąd serwisanci pobierają je dla siebie – w zależności od zasad obsługi serwisu w danej firmie),
szybko wyszukiwać zlecenia i zadania przeterminowane lub na dziś,
rejestrować historię realizacji napraw (wraz z rejestracją czasu trwania) oraz wykorzystanych części,
bezpośrednio z poziomu zlecenia wystawić fakturę/paragon na wykonaną usługę (wymagany moduł Faktury),
pojawiła się możliwość częściowego fakturowania usług,
w przypadku zleceń związanych z wyjazdem do Klienta istnieje możliwość zarezerwowania czasu w terminarzu.

Dużą zaletą modułu Comarch OPT!MA Serwis jest możliwość współpracy z modułem Comarch OPT!MA Faktury (w zakresie wystawiania faktur) oraz z modułem magazynowym Comarch OPT!MA Handel (w zakresie pobierania części z magazynu). Jednak moduły te nie są wymagane do funkcjonowania modułu serwisowego (jeżeli Użytkownik nie posiada modułów handlowo-magazynowych, to funkcje przekształceń do dokumentów handlowych i magazynowych nie będą dostępne). Użytkownicy, którzy posiadają moduł Comarch OPT!MA Analizy, mają możliwość raportowania informacji gromadzonych w module programu Comarch OPT!MA Serwis. Dostępne są następujące zestawienia:

analiza czynności według serwisantów,
analiza czynności według kontrahentów,
analiza wartości zleceń według serwisantów,
wykonane czynności w zadanym okresie,
najczęściej pobierane części,
raport brakujących części,
najczęściej wykonane czynności.

Łatwo wprowadzaj zgłoszenia
W celu stworzenia formularza zgłoszenia usługi serwisowej stworzono pięć zakładek, dzięki którym łatwo filtrować i kontrolować zlecenie:

Ogólne – zawiera wszystkie informacje ogólne dotyczące zlecenia,
Kontrahent - na zakładce Użytkownik może wprowadzić kontrahenta i odbiorcę,
Czynności – na zakładce Użytkownik może określić czynności do wykonania dla danego zlecenia serwisowego lub wprowadzić notatki,
Części – zawiera informacje o wykorzystanych częściach; z poziomu tej zakładki Użytkownik może pobierać części potrzebne do realizacji zlecenia dokumentem MM lub utworzyć zamówienie u dostawcy na wskazane części,
Atrybuty – zawiera informacje o atrybutach przypiętych do zlecenia, za pomocą których można wpisać charakterystyczne cechy danego zlecenia (numer seryjny, dane techniczne samochodu itp.),
Dokumenty – zawiera listę związanych ze zleceniem dokumentów.

Wybierz sposób realizacji
Każda czynność, jaką należy wykonać w związku z realizacją zlecenia, może być przypisana do innego operatora. Użytkownik może określić sposób, w jaki ma być realizowana przez serwisanta dana czynność. Do wyboru są trzy opcje:

niezależna – czynność, która może być zrealizowana w dowolnym momencie w trakcie realizacji zlecenia,
po wykonaniu poprzedniej - czynność, która może być zrealizowana dopiero, gdy czynność poprzedzająca ją na liście zostanie wykonana,
według terminu – czynność, która może być zrealizowana w podanym terminie.

Terminarz
W przypadku czynności wykonywanych w podanym terminie istnieje możliwość zarezerwowania czasu w terminarzu konkretnego operatora. Operatorzy mogą również filtrować na liście zlecenia, na których mają przypisane do realizacji czynności.

Kosztorysowanie
Dla potrzeb kosztorysowania można wyliczyć wartość netto i brutto czynności (usług) oraz części wpisanych na danym zleceniu.

Wartość zlecenia

Wraz z zamykaniem zlecenia Użytkownik ma możliwość tworzenia dokumentów handlowo-magazynowych. Ogólnie fakturowanie zlecenia polega na tworzeniu:

dokumentu RW na części nie podlegające fakturowaniu,
dokumentu WZ na części podlegające fakturowaniu,
dokumentu FA/PA, zawierającego części z dokumentu WZ oraz wszystkie usługi cennikowe z zakładki czynności,
dokumentu FA na jedną usługę, gdzie części widniejące na fakturze w postaci usługi są rozchodowane przy pomocy RW.